Excel transponeren? Zo doe je dat simpel en snel
Excel transponeren is het handig omzetten van gegevens van rijen naar kolommen, of andersom. Heel handig als je een lijst met namen of taken hebt die horizontaal staan, maar verticaal nodig hebt. Bijvoorbeeld omdat dit overzichtelijker is of beter past in een rapport. Je hebt altijd de optie om data over te tikken. Ben je niet op zoek naar bezigheidstherapie? Maak dan kennis met transponeren in Excel.
Waarom is Excel transponeren handig?
Binnen het groene rekenwonder van Microsoft zijn er heel wat functies die je leven onmiddellijk eenvoudiger maken. Denk aan het optellen in Excel, procenten berekenen in Excel of simpelweg het maken van een spreadsheet. Het transponeren binnen Excel mag zeker niet in dat lijstje ontbreken. Deze functie is namelijk jouw redder in nood als je data overzichtelijker wilt presenteren in een Excel. Maar wanneer zet je transponeren in? Denk bijvoorbeeld aan:
- Projecttaken die eerst per medewerker waren ingedeeld, maar je liever per deadline wilt presenteren. Wel zo overzichtelijk om in een oogopslag te zien wanneer taken moeten zijn afgerond, en welke taken misschien uit de tijd lopen.
- Budgetten die per maand zijn gerangschikt, maar waarbij het veel handiger is om te zien hoeveel budget elke afdeling binnen het bedrijf heeft.
Verwacht je nu dat Excel transponeren alleen handig is voor jouw werk? Niets is minder waar. Deze functie is bijvoorbeeld ook ideaal als bezig bent met het plannen van een groots en meeslepend (huwelijks)feest. Staat alle informatie per taak gerangschikt, maar vind je het fijner om precies te zien wie welke verantwoordelijkheden heeft? Bijvoorbeeld om te bepalen of een persoon niet te veel hooi op zijn vork neemt? Dan is het heel handig om de gegevens te kunnen transponeren.
Stappenplan transponeren gegevens
Hoewel het woord misschien een beetje kan afschrikken, is in Excel transponeren best goed te doen.
Stap 1 – Selecteer de gegevens en kopieer
Kies eerst de gegevens die je van rijen naar kolommen wilt verplaatsen (of andersom). Vervolgens kopieer je de gegevens. Dit doe je door met de rechtermuisknop de optie Kopiëren te selecteren, of gebruik de sneltoetsen Ctrl C (Windows) of Command C (Mac).
Stap 2 – Kies de plek waar je de gegevens wilt plaatsen
Klik op de cel waar je de gegevens na het transponeren wilt plaatsen. Dit kan in dezelfde spreadsheet zijn. Voor het overzicht kun je ook kiezen voor een nieuw tabblad.
Stap 3 – Transponeer de gegevens
Vervolgens klik je opnieuw op de rechtermuisknop. Je kiest nu voor de optie plakken speciaal. Er opent een nieuw menu waar je de optie transponeren selecteert. Voilà, je gegevens zijn nu netjes omgezet. Als je wilt, kun je nu bijvoorbeeld heel eenvoudig filteren op medewerker of deadline.
Heb je vrij regelmatig dat je data wilt omzetten van rijen of kolommen of andersom? En heb je geen zin om continu te knippen en plakken? Dan is het ook een idee om aan de slag te gaan met formule =TRANSPONEREN. Wil je daar meer over weten? Tijdens onze Excel-cursus hebben we alle ruimte om iets meer de diepte in te gaan. Handig, want in 1 dag leer je alle fijne kneepjes van Excel.
Transponeren: voorkom de valkuilen
Als je bovenstaand stappenplan volgt, is transponeren best goed te doen. Maar een foutje is natuurlijk snel gemaakt. Krijg je een foutmelding of lukt het niet? Check dan eens of je in een van onderstaande valkuilen bent gestapt.
- Data overlappen: heb je per ongeluk een cel geselecteerd waar al data staat? Dan krijg je een foutmelding. Controleer dus altijd of je plakgebied ook daadwerkelijk leeg is.
- Niet-werkende formules: merk je dat de data na het wijzigen niet meer klopt, omdat formules het niet meer doen? Helaas kan het met de functie transponeren gebeuren dat formules niet goed wijzigen. Check dit dus nog even voor je op versturen klikt naar je leidinggevende of het hele team.
- Opmaak gaat verloren: als je transponeert via Plakken speciaal, worden alleen de waarden gekopieerd. Wil je ook de oorspronkelijke opmaak behouden? Dan moet je dat apart doen.
Aan de slag met Excel
Samenvattend: Excel transponeren is een simpele en snelle manier om data net iets overzichtelijker te presenteren. De snelste manier om deze functie onder de knie te krijgen is door gewoon aan de slag te gaan. Loop je tegen beperkingen aan, of wil je gewoon weten wat Excel nog meer kan bieden? Meld je aan voor onze Excel cursus of lees onze andere blogs over dit fascinerende programma.