Dat Word, Excel en PowerPoint onderdeel zijn van Microsoft Office weten de meeste mensen wel. Maar weet je ook wat het verschil is tussen Microsoft Office en Office 365? En ken je de voor- en nadelen van deze computeroplossingen? Geen zorgen: wij leggen het in begrijpelijke taal uit.
Als je gaat googelen naar een Microsoft-oplossing ben je echt niet de enige die na drie minuten helemaal de draad kwijt is. Waarschijnlijk zie je de ene term na de andere oppoppen en kom je al snel vast te zitten in een doolhof van links waar je steeds meer, of nog erger: andere informatie vindt. Daarom beginnen we eerst met de basis: wat is nu eigenlijk het verschil tussen Microsoft Office en Office 365?
Op één plek versus altijd en overal
Kort door de bocht is Office 365 de online variant van zijn zusje Microsoft Office 2019 of zoals je wilt: Microsoft Office 2016. Bij deze varianten installeer je de apparaten op je laptop of desktop, en je kunt dus ook alleen op die locaties met de programma’s werken. Crasht je laptop of werk je vandaag op een desktop bij de klant en heb je een bestand nodig? Jammer, want met de lokale varianten van Microsoft Office heb je dan dus geen toegang tot je bestanden.
Bij Office 365 kun je altijd en overal bij je bestanden en kun je apps zoals Word en Excel op verschillende devices installeren. Zo heb je zelfs de mogelijkheid om op je mobiel verder te werken. Voor sommige mensen een uitkomst, maar we nemen het je ook echt niet kwalijk als je nu denkt: ja dag, ik ga echt niet in de trein op mijn mobiel zitten werken.
Voor wie is Office 365?
Eigenlijk is Office 365 voor iedereen toegankelijk. Of je nu zzp’er bent, of een multinational bezit: voor elke organisatie is er een passend abonnement. Want het mag duidelijk zijn dat je wel moet betalen voor de services van Microsoft. Overigens is dat ook het geval als je gaat voor de lokale versie van Microsoft Office.
Bij menig bedrijf hoor je overigens steeds vaker dat ze werken met Office 365. Dat snappen we wel, want dit maakt het samenwerken met collega’s een stuk makkelijker. En kun je ontsnappen aan de horror dat een word-document 15 keer opnieuw wordt verstuurd met steeds maar een minuscule verandering.
Is Microsoft Office dan altijd slecht?
Wij zijn groot fan van Office 365 en de mogelijkheden die deze oplossing biedt. Niet voor niets hebben we een cursus ontwikkeld voor Office 365, en niet voor Microsoft Office. Maar dat wil niet zeggen dat we altijd vinden dat je voor Office 365 moet kiezen. Zo zijn er best situaties denkbaar waar je prima uit de voeten kunt met Microsoft Office. Heb jij als hobby het schrijven van korte verhalen? Dan is Office echt voldoende, en hoef je helemaal niet alle extra functionaliteiten te bezitten. Hetzelfde geldt voor zzp’ers die hun applicaties op een apparaat willen en geen behoefte hebben aan nieuwe functionaliteiten.
Abonnementsvorm versus eenmalige licentie
Twijfel je tussen Office en Office 365? Dan is wellicht de prijs doorslaggevend. Zoals we eerder al vertelden, sluit je voor Office 365 een abonnement af. Je betaalt per maand een tarief per gebruiker. Hoeveel je betaalt, is dus afhankelijk van het aantal gebruikers, maar ook de applicaties die je nodig hebt. Het basisabonnement omvat de veelvoorkomende apps als Word, Excel, Outlook, SharePoint en Teams. Deze apps hebben de overige abonnementen ook, maar vooral op het gebied van gebruikersbeheer en IT-beveiliging heb je bij de andere abonnementen meer mogelijkheden.
Bij Microsoft Office betaal je niet voor een abonnement, maar betaal je eenmalig voor een licentie om de Office-applicaties tot in de eeuwigheid te gebruiken. Dat klinkt misschien heel aantrekkelijk, maar hier zit wel een addertje onder het gras. De licentie geldt namelijk voor de applicatie zoals hij nu is. Komt er een nieuwe versie uit, met een betere beveiliging of simpelweg meer gebruiksgemak? Dan mag je daar niet zomaar gebruik van maken. Hiervoor moet je opnieuw betalen. Iets waar je bij Office 365 dus helemaal geen omkijken naar hebt.
Alles uit Office 365 halen?
Heb je na lang wikken en wegen gekozen voor Office 365? Of krijg je binnenkort Office 365 bij je werkgever? Dan wil je natuurlijk goed overweg kunnen met de apps. Niets zo frustrerends als waardevolle (werk)tijd verliezen omdat je computer een eigen leven lijkt te leiden. Gelukkig is de redding nabij: in onze cursus Office 365 leer je de basis en open je voortaan fluitend je laptop.
