Bestaat jouw functie voor een groot deel uit kantoorwerk? Dan kom je waarschijnlijk vrij regelmatig in aanraking met Microsoft Excel. Bijvoorbeeld omdat je gegevens moet toevoegen aan een spreadsheet, of omdat je data wilt verzamelen. Heb jij het idee dat je soms nog wat omslachtig te werk gaat en ben jij benieuwd welke functionaliteiten zorgen dat je eenvoudiger met Microsoft Excel kunt werken? Maak kennis met drie handige tools!
1. Filters maken het leven eenvoudig
Ken je dat? Je vraagt een collega om een overzichtje van de aanwezigen van een bepaald event en je krijgt een onoverzichtelijke Excel boordevol data. Deels met de relevante data, maar ook bijvoorbeeld met gegevens van iedereen die ooit is uitgenodigd door jouw organisatie. Vind dan nog maar eens de informatie die je zoekt.
Gelukkig heeft Microsoft Excel daarvoor een handige tool. Voor het gemak gaan we er dan wel even vanuit dat in een van de kolommen staat of iemand bij het event was. Bijvoorbeeld door middel van tekst, een vinkje of een kleur. Is dat het geval? Dan heb je met een paar klikken op de knop zo de informatie die je nodig hebt.
Hoe je die informatie tevoorschijn tovert? Simpel: je gaat op de bovenste rij staan en selecteert de optie ‘filter’ op het tabblad gegevens. In elke kolom (links naar rechts) verschijnt nu een blokje met een pijlpunt. Open het filter in de desbetreffende kolom en geef aan welke informatie getoond moet worden. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een tekstoptie, maar je kunt ook de kleur van een cel selecteren. Heel handig als bijvoorbeeld iedere cel met de door jou gezochte data dezelfde kleur heeft. Zo heb je met minimale inspanningen toch gewoon de informatie die je nodig hebt en kan je collega gewoon die onoverzichtelijke Excels blijven sturen.
2. Verticale koppen
Microsoft Excel is bij uitstek het programma om duidelijke tabellen te maken. Wil je jouw tabel later ook gebruiken in een Word-document, of weet je nu al dat jouw collega’s het Excel-werkblad graag willen printen? Dan weet je ook dat je gebonden bent aan een maximale breedte.
Vaak is dat voor de inhoud van de kolom niet zo’n probleem, zeker als je met cijfers werkt. Toch kan de maximale breedte een uitdaging zijn voor het gebruik van koppen. Misschien ben je zelf ook wel eens tegen het probleem aangelopen dat de kop van de kolommen veel breder is dan de inhoud van de tabel. Je kunt er dan voor kiezen om de kop een klein lettertype te geven, of de kop over meerdere regels te spreiden. Beide geven vaak niet het gewenste resultaat. In zo’n geval is het beter om de koppen bijvoorbeeld verticaal of schuin weer te geven.
Dit werkt heel eenvoudig in Microsoft Excel: tenminste als je weet welke functionaliteit je daarvoor kunt gebruiken. Je gaat als volgt te werk: je selecteert de rij met koppen en klikt op het icoon met AB en een diagonale lijn omhoog. Dit icoon vind je op het start tabblad. Vervolgens kies je voor de uitlijning die het beste past bij jouw tabel. Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor een diagonale uitlijning. Dat neemt minder ruimte in dan horizontale tekst, en staat vaak net iets chiquer dan diagonale tekst.
3. Maak gebruik van sjablonen in Microsoft Excel
Een tijdlijn, budgetoverzicht, planning of takenoverzicht: Excel kun je voor veel uiteenlopende documenten gebruiken. En dat weten de knappe koppen achter Excel natuurlijk ook. Doe jezelf daarom een plezier en maak gebruik van de sjablonen die standaard in het programma zitten. Zo bespaar je een hoop tijd en frustratie. Zeker als je voor het eerst een bepaalde spreadsheet moet maken.
Het werken met sjablonen gaat heel eenvoudig. Je opent Excel en kiest voor een nieuw werkblad. Standaard kies je hier voor een ‘leeg werkblad’, maar voor het gebruiken van sjablonen kies je voor de optie ‘nieuw van sjabloon’. Vervolgens maak je een keuze uit de grote diversiteit aan sjablonen. Maak bijvoorbeeld een infographic tijdlijn of kies het sjabloon voor huishoudbeheer. Mis je bepaalde informatie en pas je het sjabloon aan naar jouw wens? Dan is het goed om te weten dat je jouw aangepaste werkblad ook weer als sjabloon kunt opslaan. Dit sjabloon is dan alleen voor jou (en jouw collega’s) beschikbaar. Dat scheelt weer tijd als je de volgende keer met een tijdlijn aan de slag gaat.
Meer functionaliteiten in Microsoft Office leren kennen?
Excel heeft tientallen functionaliteiten die heel handig zijn voor jouw dagelijkse werkzaamheden. In onze eerdere blogs schreven we bijvoorbeeld al hoe je met spreadsheets kunt werken, en gaven we je vier tips hoe je meer uit Excel kunt halen. Je zult begrijpen: we zijn nog lang niet uitgeschreven over dit onderwerp. Wil je daar niet op wachten en wil je in een dag kennismaken met alle belangrijke functionaliteiten? Schrijf je in voor onze training Excel en ga voortaan fluitend met Excel aan de slag.