Een draaitabel is dé oplossing om snel wijs te worden uit een spreadsheet met duizenden regels aan data. Wil jij bijvoorbeeld weten hoeveel ijsjes er per regio en per maand zijn verkocht, of welke klant verantwoordelijk is voor de meeste omzet? Een draaitabel vertelt het je binnen een minuut. Ga je aan de slag met het maken van een draaitabel? In deze blog delen we twee tips en drie valkuilen.
Voordelen van een draaitabel
Simpel gezegd is een draaitabel, ook wil pivot-tabel, dus ideaal om complexe gegevens met een paar klikken inzichtelijk te maken. Dat scheelt je heel wat tijd en frustratie. Tenminste, wij kunnen ons niet voorstellen dat je heel veel zin hebt om een Excel-lijst door te ploegen. Een draaitabel geeft je dus in luttele seconden antwoord op je vragen. Heb jij geen idee hoe je die maakt? Geen zorgen, in deze eerdere blog vind je een handig stappenplan om een draaitabel in Excel te maken.
Tip 1 – bedenk of een draaitabel nodig is
Heb jij nu helemaal zin om alle gegevens altijd in een pivot-tabel te plotten? Wacht daar nog wel even mee. Soms is het namelijk echt makkelijker, en beter, om gewoon ouderwets een tabel te maken in Excel. Heb je eenvoudige berekeningen, of moet je simpelweg wat gegevens overzichtelijk presenteren zonder poespas? Kies dan voor de standaard tabel. Tabellen zijn een stuk eenvoudiger te controleren en aan te passen, zeker als je maar een paar rijen en kolommen hebt. Een draaitabel gebruiken voor het bijhouden van je uren is net zo praktisch als met een kleuter en dreumes boodschappen doen. Het kan best, maar echt efficiënt is het niet.
Tip 2 – maak je draaitabel dummie-proof
Heb je besloten dat een draaitabel echt handig is voor de data die je wilt filteren? Maar merk je dat die ene collega er direct weer een zooitje van maakt omdat net de technische kennis ontbreekt? Gelukkig is er binnen Microsoft Excel een handige functie die jouw pivot-tabel dummie-proof maakt.
- Stap 1 – Selecteer de functie slicer
Onder het tabblad invoegen selecteer je de functie slicer. Vervolgens vraagt Excel welke varianten je wilt presenteren. In ons geval hebben we een pivot-tabel waarin je kunt zien welke smaken ijsjes per regio en per maand zijn verkocht. Voor collega’s willen we het makkelijk maken om te selecteren op smaak, regio en maand.
Stap 2 – sleep de slicers naar een handige plek
Excel plaatst drie kaders in je werkblad, maar plaatst de kaders altijd eerst over elkaar. Dat is niet superhandig voor je collega’s, dus daarom is het fijn om de kaders eerst te verplaatsen. Wij zetten de kaders direct naast onze tabel.
Stap 3 – filteren maar
Vervolgens staat niets meer in de weg om lekker te filteren, zonder dat dit effect heeft op de data. Wil je bijvoorbeeld weten hoeveel bolletjes pistache ijs er zijn verkocht in augustus in regio Noord? Dan klik je simpelweg de variabelen aan in de slicers die je hebt gemaakt, en voilà, daar is het antwoord: 217 bolletjes.
Vermijd de valkuilen
Het delen van een draaitabel zonder slicers is niet de enige valkuil waar je in kunt stappen als je met Excel aan de slag gaat. Hieronder benoemen we er nog een aantal.
- Pas op voor automatisch groeperen. Draaitabellen hebben soms de nare gewoonte om automatisch je data te groeperen. Zet die functie dus uit als je zelf de controle wilt behouden.
- Gebruik veldinstellingen slim. Heb je al wat langer geoefend met Excel, en wil je nog meer uit het programma halen? Experimenteer dan eens met gemiddelden, minima en maxima. Superhandig om bijvoorbeeld te bepalen wat je bestverkopende productcategorieën zijn en welke juist aandacht nodig hebben.
- Zorg dat je je draaitabel vernieuwd. Heb je gegevens gewijzigd, of nieuwe data toegevoegd aan het overzicht? Die zie je niet direct terug in de pivot-tabel. Daarvoor moet je eerst even op vernieuwen klikken. Dit doe je door met je rechtermuisknop op de tabel te klikken, en dan de optie vernieuwen te selecteren.
Aan de slag met de draaitabel
Zie jij het wel zitten om voortaan de afdelingsbudgetten, de verkoopcijfers of klantdata in een draaitabel te gieten? Maar word je wel een beetje tegengehouden door gebrek aan Excel-kennis? Geen zorgen! Volg een Excel cursus en in één dag ben je helemaal op de hoogte. Heb je al wel wat skills, maar wil je nog meer uit het groene rekenwonder van Microsoft halen? Volg dan de xcel cursus voor gevorderden!
