Excel-bestand uitgelegd: experimenteer en leer

Een Excel-bestand is een document dat je maakt met Microsoft Excel. Of het nu gaat om het bijhouden van je maandelijkse uitgaven, het maken van een takenlijst of het opzetten van een planning: Excel heeft alles in huis om je te helpen. Hoor jij ook vaak om je heen dat Excel zo geweldig is, maar weet je zelf niet zo goed waar te beginnen? Geen zorgen, stap met ons in de wondere wereld van Excel en leer de basis die je nodig hebt.

Wat is een Excel-bestand?

In essentie is een Excel-bestand een verzameling rijen en kolommen waarin je gegevens kunt invoeren, organiseren en analyseren. In Excel voeg je bijvoorbeeld cijfers en tekst in, maar laat je zeker niet tot die twee categorieën beperken. Het rekenkundig programma is namelijk bij uitstek ook heel geschikt om formules in te voeren of grafieken te maken. Klinkt dat nog een beetje te ingewikkeld? Geloof ons, oefening baart kunst. En door het lezen van deze, en onze andere handige blogs over Excel, word je snel een pro.

Welke bestandsformaten zijn er?

Een Excel-bestand kun je herkennen aan de toevoeging: .xls, .xlsx of .csv. Hieronder vertellen we je het verschil tussen deze drie bestandsformaten.

  • XLS is het oudere bestandsformaat van Excel en wordt gebruikt tot en met Excel 2003. Dit type bestand ondersteunt veel basisfuncties, maar is minder geschikt voor complexe of grote bestanden. Gebruik dit formaat dus alleen als je met oudere versies van Excel werkt. Sowieso is onze tip om over te schakelen naar een nieuwere versie van Microsoft Excel. Al is het maar op het oog op veiligheid; nieuwere versies lopen minder risico’s op hacks.
  • XLSX is het bestandsformaat dat we vandaag de dag kennen. Het is dus veiliger dan XLS en ondersteunt eigenlijk alle functies in Excel.
  • CSV is een ideaal bestandsformaat als je lijsten met gegevens wilt importeren of exporteren. Een CSV-bestand bevat alleen tekst, en dus geen formules of opmaak.

Waar gebruik je een Excel-bestand voor?

De mogelijkheden van deze handige tool zijn eigenlijk eindeloos. Maar aangezien we ons goed kunnen voorstellen dat dit een beetje een flauw antwoord is, behandelen we hieronder drie toepassingen voor Excel. Gaat het je al snel duizelen door onderstaande voorbeelden? Overweeg dan om een Excel cursus te volgen. Dan ben je in een dag helemaal op de hoogte van de basisfuncties.

  1. Budget bijhouden
    Zowel thuis als op kantoor kom je waarschijnlijk in situaties waarbij het handig is om te weten hoe de financiën ervoor staan. Excel is dan je vriend. Maak bijvoorbeeld een tabel met kolommen Datum, Uitgave en Categorie. Vul deze kolommen in, en voeg onderaan de kolom met Categorie het totaalbedrag in. Dit kun je heel handig doen met de Excel-functie Wil je liever enkele bedragen uit de kolom optellen? Dan is het interessant om de SOM.ALS-functie te ontdekken.
  2. Takenlijsten maken

Heb je een druk schema? Gebruik Excel om je taken te organiseren. Voeg kolommen toe voor Taak, Deadline en Status. Door kleuren toe te voegen (bijvoorbeeld rood voor urgent en groen voor voltooid) houd je gemakkelijk overzicht. En helemaal ideaal, dit werkt niet alleen voor je werk, maar ook voor vakanties of het plannen van een feestje.

  1. Gegevens visualiseren
    Een kolom vol met cijfers is voor de meeste mensen best een beetje intimiderend. En dat niet alleen: trek maar eens een conclusie uit een brij aan cijfers. Daar heeft de tool iets op gevonden. Door enkele drukken op de knop tover jij zo de mooiste grafieken op het scherm. Hiervoor ga je als volgt te werk. Open een Excel en voer de gewenste gegevens in. Vervolgens selecteer je de gegevens en kies je voor de optie Invoegen. Vervolgens krijg je allemaal grafieken waaruit je kunt kiezen. Extra handig is het dat Excel je ook enkele aanbevolen grafieken laat zien. Het maken van een grafiek wordt zo dus wel heel makkelijk.

Waarom kiezen voor Excel?

Je las het misschien al een beetje tussen de regels door: wij zijn fan van Excel. En wij niet alleen: de tool is een van de meest gebruikte tools ter wereld. Best begrijpelijk, helemaal als je bedenkt dat het programma veelzijdig is en ook naadloos integreert met andere grootheden zoals Microsoft Word en PowerPoint. Of je nu een beginner bent of een doorgewinterde gebruiker, Excel biedt altijd talloze mogelijkheden. Door te experimenteren en nieuwe functies te ontdekken, ontdek je er steeds meer. Kortom, open Microsoft Excel, maak een nieuw Excel-bestand en ontdek hoe leuk en nuttig het programma kan zijn!

Kom je er niet uit? Schrijf je in voor een Excel cursus voor beginners of gevorderden om jezelf helemaal wegwijs te maken.